Flintec Zeiterfassung und Erkennen von Unregelmäßigkeiten
Benachrichtigung und Dokumentation per Email
Mannheim, 14.09.2023: Die Zeiterfassung von Flintec erkennt Buchungsunregelmäßigkeiten bei der Buchung. Die buchende Person erhält sofort einen Hinweis auf die Falschbuchung. Bei einer fehlenden Buchung oder einem Verstoß der Arbeitszeitregeln wird eine autorisierte Person umgehend per Email informiert. Alle Buchungsunregelmäßigkeiten werden in einem Bericht dokumentiert und per Email versendet. Das ermöglicht schnelle Reaktionszeiten und Transparenz. Die Flintec mobile Zeiterfassung per Telefon und App verfügt über eine online Schnittstelle zu verschiedenen Zeitwirtschaftssystemen.
Benachrichtigung bei Falschbuchung und fehlender Buchung
Buchungsunregelmäßigkeiten sind z.B. Falschbuchungen (2x „Kommen“ ohne „Gehen“). Bei Falschbuchungen hat die buchende Person entweder eine Buchung vergessen oder eine falsche Buchungsart ausgewählt. Erkennt Flintec eine Unregelmäßigkeit, wird im Moment der Falschbuchung ein Hinweis auf die Buchungsunregelmäßigkeit angezeigt. Bei einer fehlenden Buchung „Gehen“ am Ende des Arbeitstages oder vor dem Urlaub sowie bei einer fehlenden Krankmeldung funktioniert das nicht. In diesem Fall sendet Flintec eine Email an eine autorisierte Person (z.B. Vorgesetzte). Es ist eine automatische Email, die nach definierten Regeln innerhalb eines Zeitfensters (z.B. Zeitüberschreitung nach Schichtende) erfolgt. Die Plausibilitätsprüfung ermöglicht umgehende Korrekturen.
Email bei Verstoß gegen Arbeitszeitregeln
Es gibt Buchungen, die gegen die Arbeitszeitregeln (Arbeitsgesetz und Betriebsvereinbarung) verstoßen. Beispielsweise wenn eine Person sechs Stunden ohne Pause gearbeitet hat. Bei einer Überschreitung der Arbeitszeit oder Unterschreitung der Ruhepause wird umgehend eine Email zur Freigabe bzw. Genehmigung an eine autorisierte Person gesendet. „Es geht um die Gesetzeskonformität bei der Zeiterfassung“ erklärt Dipl.-Inform. Lucien Feiereisen. „Das Einhalten der Arbeitszeitregeln ist ein Haftungsthema. Insbesondere bei Personen am Steuer.“ Mithilfe der Email erhalten Vorgesetze die Möglichkeit rechtzeitig für die Einhaltung der Arbeitszeitregeln ihrer Mitarbeiter zu sorgen.
Dokumentation aller Buchungsunregelmäßigkeiten per Email
Zusätzlich zu dem Hinweis bei Falschbuchungen oder der Email bei einem Verstoß der Arbeitszeitregeln werden optional alle festgestellten Buchungsunregelmäßigkeiten in einem Bericht zusammengefasst. Die Dokumentation der Buchungsunregelmäßigkeiten wird am 6.Tag des Folgemonats per Email an die autorisierte Person versendet. „Das gibt dem Unternehmen einen besseren Überblick“ stellt Feiereisen fest. Das Unternehmen erhält mehr Transparenz bei der Zeiterfassung.
Flintec Zeiterfassung stand-alone oder mit nachgelagerter Zeitwirtschaft
Die mobile Zeiterfassung von Flintec ist als Stand-alone Lösung sowie mit nachgelagerter Zeitwirtschaft verfügbar. Die Stand-alone Lösung erfüllt die Kriterien der EUGH-Vorgabe zur Zeiterfassung ohne eine Bewertung durch die Zeitwirtschaft. „Unsere Zeiterfassung ist mit einer Zeitwirtschaft koppelbar, zu Beginn oder zu einem späteren Zeitpunkt“ sagt Feiereisen. Flintec verfügt über eine online Schnittstelle zu verschiedenen Zeitwirtschaftssystemen. Eine online Zeitwirtschaft ist die Voraussetzung für das frühzeitige Erkennen von nachgelagerten Buchungsunregelmäßigkeiten. Bei einer offline Zeitwirtschaft werden Buchungsunregelmäßigkeiten erst am Folgetag erkannt. Werden Buchungsunregelmäßigkeiten beim Erfassen erkannt, besteht die Möglichkeit sofort zu reagieren.
Mobile Zeiterfassung per Telefon und App
Die mobile Zeiterfassung von Flintec erfolgt per Telefon oder App. Flintec hat eine native App für das Smartphone und die Smartwatch mit Android, iOS und watchOS Betriebssystem entwickelt. Zeiterfassung und Zutrittskontrolle vereint Flintec in einer einzigen App. Darüber hinaus hat Flintec eine betriebssystem-unabhängige Web App für den Browser entwickelt. Die verschiedenen Erfassungsgeräte sind miteinander kombinierbar. Die Verwaltung der Stammdaten und erfassten Buchungen erfolgt über den Browser in der Verwaltungsoberfläche Flintec T-Inspect.
